Mark: “AB is ooit begonnen bij ons met de automatisering van alle bedrijfsonderdelen met Exact boekhouding. Exact is en blijft onze financiële backbone voor de afdeling Finance. Wel merkten we gaandeweg dat er specialistische ICT-oplossingen bestonden die goed aansloten op onze specifieke eisen voor onze operationele divisies. Dat inzicht deed ons besluiten om samen met AB koppelingen te maken zodat die specialistische software met Exact kan praten en andersom. De opdracht aan AB was die software naar Exact te schrijven met RPA (ABEI), zodat onze afdeling Finance makkelijk kan consolideren.

Van beton tot bulkgoederen

Mark geeft een voorbeeld: “In Harlingen heeft Spaansen Bouwsystemen een betonfabriek. Met specifieke Prefabsoftware kunnen we de productietafels voor het beton plannen, met alles erin, erop en eraan zoals bewapening. Het verbruik uit deze productie gaat via een probleemloze koppeling naar Exact. Ook heeft Spaansen op meerdere plekken weegbruggen voor bulkgoederen. Mark: “De technisch consultants van AB borgen via koppelingen dat we die data via ABEI gestructureerd in Exact brengen.”

Mark noemt een voorbeeld: “Wij hebben zelf 60 vrachtwagens en huren extra in. Die vrachtwagens maken repeterende ritten zoals met zand. De orders hiervoor schieten we door naar een planpakket Scoretrace. De resultaten van die ritjes schrijven we weer terug naar Exact.” AB realiseerde de volledige integrale koppeling tussen Exact, TMS en planningsystemen voor de divisie Spaansen Grondstoffen en Logistiek. Ook zijn binnen Spaansen loswallen actief. Mark: “De hele dag door halen klanten hier zand op. De werknemer doet al het vulwerk voor de klant. Voor een correct proces hebben we zelf maatwerk software ontwikkeld, die door AB gekoppeld is aan Exact.”

Automatisering helpt groeien

Automatiseert de Spaansen Groep om efficiënter te werken of juist om te groeien? Mark: “Eigenlijk beide. Efficiënte automatisering helpt ons aantoonbaar groeien. We zijn over drie divisies verdeeld. Dus onze ICT-omgeving is groot, met meerdere medewerkers en veel servers. Maar per branche die we bedienen, zitten er nooit meer dan 30 mensen die in Exact werken. Tegelijkertijd tellen we wel veel administraties. Onze afdeling Finance heeft dat allemaal behoorlijk gelijksoortig ingericht, zoals bv’s met dezelfde grootboeken. Daarmee zijn we een groot bedrijf, maar in de ICT-aanpak relatief eenvoudig. Willen we bedrijfsactiviteiten toevoegen of uitbreiden? Dan realiseren we de vereiste ICT opschaling snel en efficiënt, mede dankzij AB.”

Bijzonder is dat de Spaansen Groep zelf een behoorlijke ICT-afdeling heeft. Mark: “Ons team bestaat uit vijf ICT’ers. Ook huren we specialisten in die ons op diverse vlakken ondersteunen. Dit kunnen programmeurs zijn, maar ook specialisten in Citrix dan wel op andere gebieden. We hebben veel kennis in huis, zijn geen specialist in Exact en dat is AB beslist wel. Hun technisch consultants schrijven met RPA de koppelingen naar Exact veel efficiënter dan wij dat kunnen. Wij weten wat we erin willen hebben en voor inrichtingsvragen, specifiek voor onze bv’s en divisies, schakelen we AB in.”

Met de technische consultant van AB bedenken Mark en zijn collega’s de gewenste oplossingen. Mark: “Vervolgens bouwen de technisch consultants van AB de vereiste koppelingen. Zij snappen écht de techniek van Exact en wij weten technisch wat we willen. Daardoor kunnen AB we goed uitleggen wat en hoe we het willen. Deze samenwerking maakt het leven écht makkelijker!”